در محیط کار همانند خانه افراد باید فضایی راحت، زیبا و کارآمد در اختیار داشته باشند. برای داشتن چنین فضایی مبلمان اداری نقش کلیدی را ایفا می‌کند زیرا می‌تواند بر بهره‌وری، سلامت جسمی و حتی روحیه کارکنان تأثیر مستقیم بگذارد. در هنگام خرید مبلمان اداری  تنها زیبایی ظاهری اهمیت ندارد و باید ارگونومی، کیفیت ساخت، فضای موجود، نیازهای کاری و حتی هویت برند در نظر گرفته شود.

مبلمان اداری چیست و چرا مهم است؟

مبلمان اداری به مجموعه‌ای از تمام وسایل و تجهیزات قابل‌حمل و ثابت در دفتر کار گفته می‌شود که از آنها برای انجام امور روزمره، سازمان‌دهی، استراحت و برگزاری جلسات استفاده می‌شود. این مجموعه شامل میزها، صندلی‌ها، کمدها، فایلینگ‌ها، کانتر پذیرش، میز کنفرانس و حتی مبلمان استراحت کارکنان است و به دلایل زیر استفاده از آنها بسیار اهمیت دارد:

• افزایش بهره‌وری کارکنان با ایجاد راحتی و ارگونومی مناسب
• جلوگیری از مشکلات جسمی مانند کمردرد و گردن‌درد
• تقویت هویت برند و ایجاد تأثیر مثبت بر مشتریان و مراجعان
• افزایش نظم و سازماندهی محیط کار
• ایجاد فضای کاری دلپذیر برای بالا بردن انگیزه کارکنان

انواع مبلمان اداری بر اساس کاربری

مبلمان اداری بر اساس کاربری به انواع مختلف زیر تقسیم می‌شود:

میز اداری

یکی از مهم‌ترین بخش‌های مبلمان اداری میز اداری است که در مدل‌ها و ابعاد مختلف تولید می‌شود و انتخاب آن باید بر اساس نوع فعالیت کارمند، فضای موجود و نیازهای سازمان باشد. 

از انواع میز اداری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• میز کارمندی: طراحی ساده، ابعاد استاندارد، مناسب استفاده فردی
• میز مدیریتی: ابعاد بزرگ‌تر، طراحی لوکس، اغلب از چوب یا MDF با روکش خاص
• میز کنفرانس: طولانی و بزرگ، مناسب جلسات گروهی
• میز کار گروهی: چند میز متصل برای تیم‌های کاری
• میز پذیرش (کانتر): با طراحی خاص برای استقبال از مراجعان

صندلی اداری 

صندلی اداری از دیگر بخش‌های مهم مبلمان اداری است که ارگونومیک بودن آن بسیار اهمیت دارد.

انواع صندلی اداری:

• صندلی مدیریتی: بزرگ‌تر، با تنظیمات متنوع، جنس باکیفیت و ظاهری شیک
• صندلی کارمندی: ارگونومیک، با قابلیت تنظیم ارتفاع و پشتی
• صندلی کنفرانس: طراحی ثابت یا متحرک، راحت برای نشستن طولانی
• صندلی انتظار: در فضای پذیرش یا لابی، اغلب ثابت و چندتایی

کمد و فایلینگ

کمد و فایلینگ از دیگر مواردی هستند که باید برای نگهداری اسناد، مدارک و لوازم از آنها استفاده کرد و در شکل‌های زیر به تولید می‌رسند:

• فایلینگ فلزی یا MDF
• کمد بایگانی ریلی برای صرفه‌جویی در فضا
• کمد قفل‌دار برای امنیت بیشتر

مبلمان فضای استراحت

در فضای استراحت کارکنان نیز باید از مبل‌های مخصوص استفاده کرد. مواردی همچون مبل راحتی، میز کوچک و حتی تجهیزات سرگرمی می‌توانند در این فضا قرار بگیرند.

نکات مهم در انتخاب مبلمان اداری

در هنگام خرید مبلمان اداری باید موارد زیر را در نظر داشت:

ارگونومی

ارگونومی به معنای طراحی تجهیزات بر اساس ویژگی‌های فیزیکی بدن انسان است. یک میز و صندلی ارگونومیک باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:

• ارتفاع آن قابل تنظیم باشد.
• پشتی صندلی گودی کمر را پشتیبانی کند.
• دسته‌های صندلی در زاویه مناسب قرار گیرند.
• فضای کافی برای حرکت پاها وجود داشته باشد.

کیفیت ساخت و جنس مواد

ماندگاری مبلمان اداری از اهمیت بالایی برخوردار است؛ زیرا استفاده روزانه و طولانی مدت می‌تواند باعث فرسودگی سریع این مبلمان شود.

هماهنگی با طراحی داخلی

هماهنگی مبلمان اداری با طراحی داخلی بسیار اهمیت دارد. مبلمان باید با رنگ دیوارها، کف‌پوش و نورپردازی هماهنگ باشد. استفاده از رنگ‌های ملایم برای تمرکز بهتر و رنگ‌های گرم برای فضای صمیمی توصیه می‌شود.

فضای موجود

باید در هنگام انتخاب مبلمان اداری به وسعت فضا توجه کرد. به طور مثال در دفاتر کوچک، استفاده از مبلمان چندمنظوره یا تاشو می‌تواند فضای بیشتری ایجاد کند. میزهای کار گروهی و قفسه‌های دیواری نیز گزینه‌های مناسبی هستند.

بودجه

در هنگام خرید باید بودجه را نیز در نظر گرفت و بر اساس آن بهترین کیفیت و مدل را انتخاب نمود. برخی از برندهای مبلمان اداری اگرچه قیمت بالاتری دارند؛ اما در دراز مدت به دلیل طول عمر بالاتر از لحاظ اقتصادی به صرف‌ترند.

نکات نگهداری و افزایش عمر مبلمان اداری

نحوه نگهداری می‌تواند نقش مهمی در طول عمر بیشتر مبلمان اداری داشته باشد و توصیه می‌شود برای یک طول عمر بالا نکات مهم زیر را در نظر داشت:

تمیز کردن منظم با مواد مناسب

بسیار مهم است که مبلمان اداری به شکل روزانه، هفتگی و ماهانه تمیز شود. این کار کمک می‌کند تا از تجمع آلودگی بر روی مبلمان جلوگیری شده و عمر آن افزایش یابد. 

جلوگیری از قرار دادن مبلمان چوبی در معرض نور مستقیم خورشید

نور خورشید می‌تواند باعث تغییر رنگ، خشک‌شدن روکش چرم یا پارچه و ترک‌خوردگی سطوح چوبی می‌شود. به همین دلیل باید مبلمان اداری با نصب پرده یا شید از نور به دور باشد و به شکل دوره‌ای جای آنها تغییر کند تا در صورت برخورد با نور آسیب قابل توجهی نبیند. 

عدم قرار دادن مبلمان در معرض رطوبت و دمای شدید 

رطوبت زیاد می‌تواند باعث بادکردگی و تغییر شکل چوب و MDF شود و همچنین فلز را دچار زنگ‌زدگی کند. تغییرات ناگهانی دما نیز ترک‌خوردگی یا خم‌شدن قطعات را در پی دارد و به همین دلیل باید مراقب این موارد بود.

بررسی دوره‌ای پیچ‌ها و اتصالات صندلی و میز

صندلی‌ها و میزهای اداری دارای پیچ‌ها، جک‌ها و چرخ‌هایی هستند که با استفاده مکرر ممکن است شل یا فرسوده شوند. به همین دلیل باید به شکل ماهانه این پیچ‌ها را بررسی کرد و در صورت شل شدن آنها را سفت نمود. همچنین روغن‌کاری چرخ‌ها و مکانیزم تنظیم صندلی هر شش ماه یک‌بار توصیه می‌شود.

اشتباهات رایج در خرید مبلمان اداری

برخی اشتباهات در هنگام خرید مبلمان اداری بسیار رایج است و همین مسئله می‌تواند باعث اتلاف بودجه، کاهش کارایی و حتی نیاز به تعویض زود هنگام  شود. از جمله خطاهای رایج در هنگام انتخاب مبلمان اداری موارد زیر هستند:

 انتخاب صرفاً بر اساس ظاهر

بسیاری از مدیران تنها به طراحی و رنگ مبلمان توجه می‌کنند و ارگونومی و کیفیت را نادیده می‌گیرند. نتیجه این کار، خرید مبلمانی زیبا اما نامناسب برای استفاده طولانی‌مدت است.

عدم توجه به اندازه دقیق فضا

یکی از اشتباهات پرتکرار، خرید مبلمانی است که پس از تحویل، با فضای موجود دفتر همخوانی ندارد. مبلمان یا بیش از حد بزرگ است و فضای رفت‌وآمد را محدود می‌کند، یا آن‌قدر کوچک است که کارایی لازم را ندارد.

نادیده گرفتن ارگونومی

صندلی یا میز غیر ارگونومیک می‌تواند باعث مشکلاتی مثل کمردرد، گردن درد، و خستگی زودرس کارکنان شود.

بی‌توجهی به کیفیت مواد و دوام

بعضی شرکت‌ها برای صرفه‌جویی در هزینه، به سراغ مبلمان ارزان و بی‌کیفیت می‌روند که عمر کوتاهی دارند و به‌سرعت فرسوده می‌شوند.

عدم تطابق با سبک و هویت برند

مبلمان دفتر باید با هویت بصری و فرهنگ سازمان هماهنگ باشد. مبلمان کلاسیک و سنگین به طور مثال برای یک شرکت فناوری مدرن انتخاب مناسبی نیستند.

بهترین مبلمان اداری را از کجا می‌توان تهیه کرد؟

خرید مبلمان اداری از یک برند معتبر از جمله موارد مهمی است که باید پیش از هر چیز به آن توجه کرد. یک برند معتبر در تولید محصول خود تمام استانداردهای لازم را در نظر می‌گیرد تا خریداران یک تجربه موفق را از آن برند داشته باشند. یکی از برندهای بسیار مطرح ایرانی که مبلمان اداری را با کیفیت بالایی به تولید می‌رساند برند آرتمن است که سال‌هاست بر تولید مبلمان اداری تمرکز دارد و افراد می‌توانند با اطمینان خاطر انواع مبلمان اداری را از این برند خریداری کرده و سال‌های سال از کیفیت محصولات این برند استفاده کنند.